【例文あり】当日欠勤の理由と正しい伝え方
会社を休む時には、前もって上司に相談するのが基本的なマナーです。しかし、やむを得ない理由で当日になって休まなければならない場合もあります。そのような場合には、会社に連絡して当日欠勤することになります。
この記事では、当日欠勤の主な理由と伝え方、休む際に注意すべき点などについて紹介します。
この記事の目次
1.当日欠勤の主な理由
当日欠勤の理由で最も多いのは、風邪などの病気や体調不良です。しかし、それ以外にも、通勤途中の事故や災害など予測できない事態で、出勤できない場合もあります。
自分の病気や体調不良
どんなに健康に気を使っていても、病気や体調不良になったり、ケガをしてしまうことはあります。普段通りの仕事をすることが難しいと感じたら、無理をせずに会社を休んで体調の回復に努めましょう。
頭痛や腹痛などでは、1日ゆっくり寝ていれば治ることもありますが、インフルエンザなど感染症の場合には、出社することで他の社員に伝染してしまうことが考えられます。特に、新型コロナウイルス感染症の場合には、保健所や医師の判断に従って、指示があるまで欠勤しましょう。
家族の病気や体調不良
配偶者や子ども、親など身内の人が病気になった場合にも、病院への付き添いや看病などで、欠勤しなければならないケースがあります。
特に、小さな子どもは急に発熱や体調不良、ケガなどしがちです。父親か母親のどちらかが、病院に連れて行ったり看病のために、会社を休まなければならなくなります。
事故やトラブル
通勤前や通勤中に事故などのトラブルに巻き込まれてしまい。会社に行くことができなくなる場合もあります。通勤途中でケガをした場合には、労災保険の給付対象になることが法律で定められており、健康保険は使用できません。
そのため、通勤中にケガをして病院を受診する際には、ケガの原因を詳しく伝えて、労災保険扱いで診察を受けましょう。
忌引き
配偶者や子ども、自分の親や祖父母、配偶者の祖父母や親など、身内に不幸があった場合には、忌引き休暇を取得できるのが一般的です。
忌引き休暇は法律で定められた休暇ではありませんが、ほとんどの企業で制度が設けられています。
災害や悪天候
地震や津波、台風などの自然災害や悪天候などによって、避難指示や警報が出ている場合は、出勤するよりまず自分の身の安全を確保しましょう。
そのような災害時には、交通機関に影響が出るなど、会社や取引先も通常通りの営業ができていない可能性があります。ニュースなどで情報を収集して、安全の確認ができてから、出社するか欠勤するかの判断をしましょう。
2.【 理由別】当日欠勤の伝え方例文
会社を休む時には、必ず電話で連絡を入れましょう。無断欠勤は、社会人としてのマナーに違反しています。無断欠勤をすると、社内での信用を失うばかりか、減給などのペナルティを受けたり、最悪の場合には解雇の可能性もあります。
電話ができないほどの体調不良や重いケガの場合や、災害などですぐに連絡できないケースもあるかもしれませんが、できるだけ早く会社に連絡するようにしましょう。ここでは当日欠勤の伝え方を理由別にご紹介します。
欠勤連絡で伝える内容
当日欠勤の連絡をする際には、次の4つのことについて伝えるようにしましょう。
①欠勤する理由
②今の状態や病状
③仕事の状況と引き継ぎが必要かどうか
④出社できる目安
これらを伝えることで、上司はあなたが休んでいる間の仕事を、どのように進めるかを判断することができます。
体調不良で当日欠勤する場合の例文
体調不良で休む場合には、現在の症状や自分の仕事の状況や対応方法などについて伝えます。病院を受診して症状がはっきりわかったら、いつごろから出社できそうかの連絡を再度入れましょう。
特に、新型コロナウイルスなど感染症が疑われる場合には、社内で感染が拡大しないように必ず連絡するようにしましょう。
例文（本人の体調不良）
急で申し訳ありませんが、昨夜から熱が出て、病院に行こうと思います。
本日お休みさせてください。今日は特に引き継ぎが必要な業務や急ぎの業務はありません。
病院で診察を受けて状況がわかれば、またご連絡差し上げます。
事故で当日欠勤する場合の例文
通勤中に事故が起きた場合、事故の詳細については伝える必要はありませんが、どの程度のケガなのか、休むのか遅れて出社できるのかを連絡しましょう。
通勤中のケガは労災となるため、必ず上司や会社に連絡しましょう。
例文（事故の場合）
出勤途中に車の事故に巻き込まれまして、現在病院に来ています。
特に大きな怪我はありませんが、念のために検査を受けるようにいわれています。
検査に時間がかかるようなので、本日はお休みを頂きたいのですが、よろしいでしょうか。
身内に不幸があり当日欠勤する場合の例文
身内の不幸で休む場合には、忌引き休暇の制度がある会社が多いようです。まずは、電話で連絡して後日忌引き休暇の届けを出しましょう。
伝えるべきことは、誰がいつ亡くなったのかです。通夜や告別式の日時と場所なども伝えるとよいでしょう。
例文（身内の不幸があった場合）
昨日祖父が他界いたしまして、葬儀に参列するため親お休みを頂きたいのですが、よろしいでしょうか。
通夜や告別式の日時につきましては、メールで送らせていただきます。
悪天候により当日欠勤する場合の例文
最近では、新型コロナウイルス感染症の流行拡大によって、在宅勤務やリモートワークを導入する企業が増えています。自然災害や悪天候によって、出勤するのが難しい場合には、会社に連絡して在宅勤務に切り替えられないか確認してみましょう。
例文（悪天候の場合）
昨夜の豪雨の影響で電車が止まっていて、駅に問い合わせたところ、復旧の目処が立っていないそうです。
大変申し訳ないのですが、本日は休みをいただいてもよろしいでしょうか？
（本日は、出勤せず在宅勤務でもよろしいでしょうか？）
3.当日に欠勤する場合の注意点
やむを得ない理由で当日欠勤する場合でも、連絡の仕方によっては社会人としての常識が欠けていると思われることがあるので注意が必要です。ここでは、当日欠勤する場合のマナーや伝える際の注意点についてご紹介します。
基本は電話で連絡
会社によっては、メールやチャットで休みを伝えても良い場合がありますが、基本的には、直属に上司に電話をして直接伝えるようにしましょう。
メールやチャットでは、送信しても相手が読んでいるかどうかわかりません。もし、気づかれなかった場合には無断欠勤になってしまうことも考えられます。また、メールやチャットでは、文字を打ち込んで返信しなければならないため、細かな確認事項などがあった場合には時間がかかってしまいます。
電話するタイミングは始業時間の10~20分前
当日欠勤の連絡をする場合には、始業時間の10〜20分前にするようにしましょう。あまり時間が早すぎると、まだ誰も出社していなかったり、上司の携帯電話にかける場合には、通勤途中で電話に出られないこともあります。
一方で、電話をするのが始業後になってしまうと、上司や同僚が何かあったのではないかと心配します。上司がいつも出社する時間がわかっている場合には、その時間に合わせて電話するのがよいでしょう。
仕事の状況や対応方法を伝える
欠勤の連絡をする際には、現在自分が担当している仕事の状況や、休む間の対応方法を上司に伝えましょう。特に、当日やらなければならない仕事や急ぎの仕事、取引先との約束などがある場合には、丁寧に説明する必要があります。誰かに代わってもらいたい時には、誰に依頼するのかも伝えましょう。
出社した際にはお礼の気持ちを伝える
仕事を休むことで、他の人に迷惑をかけることもあります。休みが明けて出社した際には、その間の仕事をカバーしてくれた上司や同僚にお礼を伝えるようにしましょう。
当たり前の事と思われるかもしれませんが、きちんと感謝とお詫びの気持ちを伝えておかないと、次に休む時に周りの人が協力してくれないことも考えられます。
まとめ
当日欠勤の主な理由と休む際の連絡の仕方や注意点について紹介しました。
自分や家族の病気やケガ、事故、身内の不幸など、予期せぬ事態で急に会社を休まなければならないことは誰にでもあります。その際に一番大切なことは、必ず会社や上司に連絡して無断欠勤しないことです。
当日欠勤しなければならない時には、この記事を参考にして適切に連絡するようにしましょう。
