採用

2022.12.19

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【コピペOK】採用・不採用通知メールのテンプレート集

BaseUpp

インターネットが普及した昨今において、就職活動や採用活動でメールを使用するのが当たり前となっています。多くの企業では、採用通知や不採用通知をメール送信するのが一般的です。 しかし、ビジネスマナーに沿ったメールの作成・送信となると不安に思う採用担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、採用通知メールと不採用通知メールの文例や作成のポイントを紹介します。

【採用メール】テンプレート文例

まず最初に、選考合格者に送る「採用メール」の文例を紹介します。例文の中の社名や応募者の名前、人事担当者の名前などを、〇の部分を実際の内容に置き換えて利用してください。

採用通知のメール文①

件名:【選考結果に関するご案内】株式会社〇〇〇〇〇


〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇人事部の〇〇〇〇と申します。

先日はお忙しいところ、弊社の採用最終選考にお越しいただき誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、〇〇〇〇様の採用を決定しましたのでお知らせいたします。

つきましては、入社にあたりご提出いただく書類を本日発送いたしました。〇〇月〇〇日までに、必要事項を記入の上、同封の返信用封筒でご返送くださいますようお願いいたします。

入社日は〇〇月〇〇日付を予定しております。

何かご不明な点などございましたら、弊社人事採用担当の〇〇(電話〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇、メールアドレス〇〇〇@〇〇〇.com)までお問い合わせください。

まずはメールで恐縮ですが、ご連絡申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

—————————————————
株式会社〇〇〇〇〇
人事部 採用第一グループ 〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 / FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL:http://www.〇〇〇〇〇〇
Mail:〇〇〇@〇〇〇.com
—————————————————


採用通知のメール文⓶

件名:【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇〇

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇人事部の〇〇〇〇です。
先日はお忙しい中面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、〇〇〇〇様にはぜひ弊社の一員としてお力添えをいただきたく、採用を内定いたしましたので取り急ぎご報告申し上げます。

つきましては、〇月〇〇日までに以下の書類を人事部までご返送くださいますようお願い申し上げます。(郵送・メール添付は問いません)
入社承諾書
健康診断書(過去3ヶ月以内に受診したもの)

ご質問等がございましたら、担当〇〇〇〇までご連絡ください。
以上、メールにて恐縮ではございますが、
取り急ぎご連絡申し上げます。

—————————————————
株式会社〇〇〇〇〇
人事部 採用第一グループ 〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 / FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL:http://www.〇〇〇〇〇〇
Mail:〇〇〇@〇〇〇.com
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【不採用メール】テンプレート文例

次に、不採用の方に送るメールの例文を紹介します。例文の中の社名や応募者の名前、人事担当者の名前などを、〇の部分を実際の内容に置き換えて利用してください。

不採用通知のメール文①

件名:【採用結果に関するご案内】株式会社〇〇〇〇〇

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇人事部の〇〇〇〇と申します。

先日はお忙しいところ、当社の面接試験にお越しいただき誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、残念ではございますが、今回は〇〇〇〇〇様の採用を見送りとさせていただくこととなりました。

今回の求人にご応募頂きましたことを厚く御礼申し上げます。

〇〇〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

—————————————————
株式会社〇〇〇〇〇
人事部 採用第一グループ 〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 / FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL:http://www.〇〇〇〇〇〇
Mail:〇〇〇@〇〇〇.com
—————————————————


不採用通知のメール文⓶

件名:【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇〇

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇採用担当の〇〇〇〇と申します。

先日はお忙しい中、弊社までお越しいただき誠にありがとうございました。

さて、選考の結果についてですが、社内で慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ですが今回はご希望に添いかねる結果となりました。

何卒ご了承ください。

今回ご応募いただいたことにお礼申し上げるとともに、略式ながらメールにてご通知いたします。なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきます。

末筆になりますが、〇〇〇〇様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。

—————————————————
株式会社〇〇〇〇〇
採用担当 〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 / FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL:http://www.〇〇〇〇〇〇
Mail:〇〇〇@〇〇〇.com
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採用・不採用通知メール作成の注意点

この章では、採用通知メールと不採用通知メールを作成する際のポイントについて解説します。

採用通知メールの記載事項

採用通知メールに記載すべき内容は、以下の通りです。

・件名
・応募者の名前
・会社名
・差出人:メール作成者の所属部署と名前
・冒頭の挨拶と応募に対するお礼
・選考の結果
・今後の手続きの流れ
・不明点がある場合の問合せ先
・お礼と挨拶
・署名


不採用通知メールの記載事項

不採用通知メールの場合も、基本的な記載事項は採用通知メールと同じです。

・件名
・応募者の名前
・会社名
・差出人:メール作成者の所属部署と名前
・冒頭の挨拶と応募に対するお礼
・選考の結果
・お礼と挨拶
・署名


内容は正確かつ簡潔に記載しましょう

採用通知メールも不採用通知メールも必要な内容を、正確かつ簡潔に記載するのがポイントです。冗長な文章では、伝えるべき事項が埋もれてしまい、伝わらないことがあります。

送信前には、誤字脱字がないかしっかりとチェックしましょう。採用通知メールは、企業が発信する公式なメッセージです。誤字脱字があると、適当な仕事をする会社とのイメージを持たれる可能性があります。

不採用通知メールに理由は不要

不採用通知メールを作成する場合には、不採用となった理由を記入する必要はありません。たとえどのような理由であっても、応募者が納得できるとは限らないからです。

一般的には、「厳正な選考の結果、残念ではございますが採用を見送りとさせていただくこととなりました」といった不採用の旨だけ伝えます。続けて「今後のご活躍を心よりお祈りしています」など、応募者の気持ちを気遣う言葉を添えるようにしましょう。

採用通知メールで企業の印象が左右されることも

採用通知メールは、応募者に選考結果を伝えるだけでなく、内定承諾から入社へとつながる非常に大切な役割があります。 採用通知メールの内容や送信のタイミングが悪いと、応募者にマイナスの印象を与えて内定辞退になることもあります。採用通知メールを送る際には次の点に特に注意しましょう。

採用通知メールの送信タイミング

採用通知メールは、できるだけ早く送ることが重要です。応募者は、選考結果がいつ送られてくるか不安な気持ちで待っています。そのため、採用通知メールは、最終面接から3日以内遅くとも1週間以内に、採否を決定してすぐに送るべきです。

応募者は、必ずしも自社だけに絞って転職活動をしているわけではありません。複数の企業の選考を同時に受けている場合、採用通知メールが到着するタイミングが、内定承諾と辞退の結果に影響します。採用通知メールの送信が遅ければ、応募者が他社に流れてしまう可能性があります。

メールを送信するのは午前中に

メールを送信する時間にも注意を払いましょう。メールを送信するタイミングは就業時間内。応募者からの問い合わせがあることも想定すると、できれば午前中に送信するのがよいでしょう。

いつでもどこでも確認できるのがメールのメリットですが、就業時間後に送信した場合、「残業が日常化している会社なのでは」と応募者に不安を与えることもあります。

メッセージを添えるのも効果的

事務的になりがちな採用通知メールですが、人事担当者の人柄や職場の雰囲気を伝えるような演出も必要です。なぜなら採用通知メールは、入社への動機づけをする機会でもあるからです。

必要な連絡項目以外に、「選考で評価されたポイント」や「入社後に期待すること」「入社して欲しいという熱意」などを伝えることで、応募者の入社意欲を高める効果が期待できます。

ただし、事務的にならないようにと意識するあまり馴れ馴れしい言葉遣いやくだけ過ぎた表現は避けましょう。あくまでビジネスとしての意識を持ちつつ、応募者の気持ちに寄り添った採用通知メールを作成しましょう。

まとめ

採用通知メールや不採用通知メールの内容や送信のタイミングによっては応募者が他社に流れたり、企業のイメージが低下したりすることもあります。特に採用通知メールは、入社を動機づける大切なチャンスです。「入社して欲しい」という熱意も添えるようにすると効果的です。

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