【採用担当者必見！】1度も連絡がつかない応募者とコンタクトを取る方法
採用担当者の方であれば、求人に応募が来たけど応募者と連絡が取れないといった経験を一度はしたことがあるのではないでしょうか。正社員やアルバイトの採用に関わらず、応募者から連絡がないままに応募を辞退されるケースは少なくありません。
応募者と連絡が取れなくなるのはなぜでしょうか。本記事では、応募者とスムーズに連絡を取るコツや面接試験につなげるポイントを解説します。
応募者と1度も連絡がつかない理由
採用活動のプロセスでは、応募があった求職者に対して、面接試験を行い人材を見極めて採否を決定するのが一般的です。しかし、応募書類を見て「ぜひ採用したい！」と思った人材と連絡が取れなくなることがあります。
なぜ、一度は応募してきた求職者と連絡がつかなくなるのでしょうか。考えられる主な理由を見ていきましょう。
企業からの連絡が遅かった
応募者は「応募したのに連絡が遅い」と感じた時、企業に対して不満や不信感を抱いたり、不誠実な企業と思うことがあります。一度は魅力を感じ応募した企業でも、不満を感じてしまっては、入社を志望する気持ちが失せてしまうでしょう。また連絡が遅いと、その間に別の企業の求人に応募することも考えられます。
採用担当者や面接官に悪いイメージを持った
応募者と最初に接する人事担当者や面接官の態度や話しぶりは、その企業のイメージを左右します。「会社の雰囲気」や「他の社員の人柄」なども、応募者が入社する企業を選ぶ際のポイントとなります。応募者を選考していると同時に、応募者からもどのような企業か見極められているという意識を持って丁寧な対応を心がけましょう。
応募者が選考過程を負担に感じている
企業側としては自社の求人要件にマッチした人材かどうか見極めようと、何度も面接を行うことがあります。ところが応募者にとっては、面接の度に日程を合わせ、企業に訪問しなければならないため負担となります。入社後のミスマッチを避けるため、慎重に選考するのは悪いことではありませんが、選考期間が長すぎると応募者を他社に取られてしまうかもしれません。
他社からの内定をもらった
転職活動を行っている求職者は、志望する企業を1社だけに決めるのではなく、並行して数社に応募するケースがあります。志望度が高い企業から内定をもらった場合、一般的には他の企業へは辞退の連絡を入れますが、気まずいなどの理由で連絡をしない人もいます。
応募者と連絡を取るための4つのコツ
応募者との連絡がつかなくなることを防いで、応募辞退を防ぐにはどのような点に注意したらよいのでしょうか。応募者とスムーズに連絡を取るためのコツをご紹介します。
応募者への返信は早く、こまめに連絡する
応募者への対応で重要なのは、レスポンスの早さです。応募者は企業からの連絡を待っています。連絡が遅くなればなるほど、企業に対して不満や不信感を感じてしまいます。応募があった当日、遅くとも翌日には連絡するようにしましょう。連絡をすることで自分の応募が間違いなく企業に届いていると応募者は安心できます。
また、応募者にこまめに連絡を入れるのも大切です。応募から選考までに時間がかかる場合、他社の選考過程が先に進んでしまうこともあります。応募者の気持ちをつなぎとめるためにも、面接試験の日時など決まり次第連絡するようにします。こまめに連絡を取ることで、人事担当者に親しみを感じることもあります。
丁寧な対応を心がける
人事担当者や面接官の言葉づかいや態度は、会社のイメージにつながり入社の志望意欲を左右します。人事担当者であれば、そのことを十分に理解して応募者に接しているでしょう。しかし、現場の部門長などが採用や面接を担当する場合、「選考してやっている」と考え自分が上の立場だと誤解してしまうことがあります。
そうなると、言葉づかいや態度によって求職者に悪い印象を与えてしまい、選考を辞退されることになりかねません。採用選考は応募者を選考する場であると同時に、応募者に自社の魅力を伝える場でもあります。人事担当者や面接官は自社のセールスマンであるという意識を持つことが大切です。
連絡方法や内容を工夫する
応募者とスムーズに連絡を取るには、連絡方法や内容を工夫することも必要です。最近の若者は音声電話を利用する習慣がなく、応募者に電話をしても出ないケースがあります。電話で連絡が取れない場合には、EメールやSMS（ショートメッセージ）など他の連絡方法も活用してみましょう。
Eメールで連絡する時には、定型文やひな形をそのまま使用するのではなく、応募者に合わせた内容にしましょう。定型文やひな形を使ってもかまいませんが、最後に一言加えるだけでも、応募者は自分に関心を持ってもらっていると感じ安心します。
応募書類や選考期間など採用活動を見直す
採用選考のプロセスが、応募者の大きな負担となっていないか見直してみましょう。選考期間が長いと、その間に他社からの内定をもらって、その企業に入社してしまう可能性が高くなります。
面接回数が多い場合には、減らせないか検討してみましょう。近年、新型コロナウイルス感染症の流行拡大によって、面接試験をオンラインで行う企業も増えています。オンライン面接であれば面接の様子を録画して、社内で共有することも可能です。
応募書類も応募者の負担となります。ホームページの応募フォームに入力することで履歴書や職務経歴書などの紙の応募書類の提出を求めない企業もあります。採用活動を見直すことは、応募者の負担を減らして応募辞退を防ぐだけでなく、企業としても手間やコストの削減になります。
連絡が取れたは後は面接に誘導
応募者と連絡が取れていても、面接試験をドタキャンされる可能性があります。確実に面接試験につなげるためには、次のポイントを意識して応募者に対応しましょう。
面接日時の候補日を複数設定する
面接日時を企業が一方的に決定して応募者に連絡した場合、もし都合が合わなければ応募者は面接試験の辞退を考えます。在職のままで転職活動を行っている応募者に対して、平日の昼間に面接試験の日時を設定すると、仕事が休めずに面接を受けられないことが考えられます。面接日時は土日も含めて複数提案すると親切です。
面接日時だけでなく、面接場所や面接方法も柔軟に対応することで、応募者を面接試験に誘導できます。応募者の勤め先から移動しやすい場所や自宅の近くで面接を実施したり、オンライン面接なども検討してみましょう。
面接日時の連絡は電話だけでなくEメールや郵送でも
応募者と電話で面接日時の連絡を行った際には、その後に必ずEメールや郵送でも送りましょう。電話でのやり取りは、聞き間違いや言い間違いなどが起こる可能性があるため、改めてメールや文章で送るようにします。
面接日の前に確認の連絡を入れる
面接日が近づいたら、応募者に必ず確認の連絡を入れましょう。確認することで応募者が面接日時を勘違いしていた、うっかり忘れていたなどのケースを防ぐことができます。すでに面接試験を受けないと心に決めている人もいるかもしれませんが、応募辞退の理由を聞ける他、面接官の時間を無駄にすることもなくなります。
面接の目的を伝える
今回は1次面接なのか最終面接なのか、面接で何を確認したいのか、面接官は誰が担当するのかなどを伝えることで、応募者は面接のイメージをつかむことができます。イメージを持つだけで、面接試験に対する緊張をやわらげることができます。
応募者の精神的な負担を軽減するには、カジュアルな服装での面接も良いでしょう。ノーネクタイOKやオフィスカジュアルでお越しくださいなどの一言を面接の連絡に添えることで、面接試験へのハードルが下がります。また、遠方の応募者は来社する交通費も負担となることがあります。交通費の支給なども検討してみましょう。
まとめ
応募の辞退を防ぐには、応募者へできるだけ早く返信する、こまめに連絡を取る、丁寧な対応を心がける、連絡方法や内容を工夫する、選考期間などを見直して応募者の負担を減らすことが大切です。応募者と連絡を取る際には、自社の魅力を伝えることも重要です。選考試験は、企業が応募者を選考するだけでなく、応募者も応募した企業に入社するかどうかの判断を行う場です。
応募者と連絡が取れない、面接試験につながらないのは、応募者側にだけ原因があるのではなく、企業の対応に原因がある場合もあります。自社の応募者に対する対応を見直してみましょう。
