採用

2021.12.08

+PICK

採用活動に大切なKPI設定とは?

BaseUpp

KPIとは、重要業績評価指標のことです。目標達成に向けたプロセスを評価するための指標として、さまざま企業で採用されています。売り手市場によって人材獲得競争が激化する中で、採用活動においてもKPIを活用する企業が増えてきました。この記事では、採用活動におけるKPI設定の方法や運用のポイントについて解説します。

採用活動におけるKPIとは?

ビジネスで設定される目標を達成するためには、適切な「KPI」の設定が不可欠と言われています。それは企業の採用活動においても同様です。では、採用活動における「KPI」とはどのようなものなのでしょうか。

KPIとは

「KPI」とは、Key Performance Indicatorの略です。日本語では「重要業績評価指標」と訳され、目標を達成するためのプロセスが、適切に実施されているかを定量評価する指標を意味しています。個人や組織が目標を達成できるかは、プロセスが正しいかどうかによって成否が決まるため、ビジネスではKPIが重要な指標とされています。
もし、「KPI」の指標からギャップがある場合には、設定された目標に向かっていないことが予測されるため、プロセスの修正が必要です。

KPIとKGIの違い

KPIと類似している言葉に「KGI」があります。KGIは、Key Goal Indicatorの略で、「重要目標達成指標」と訳されます。KPIとKGIの違いは、KPIがプロセスを評価する指標であるのに対して、KGIは最終目標が達成されているかを計測するための指標であるという点です。

採用活動でKPIが大切な理由

企業の採用活動においてもKPIとKGIの設定は不可欠です。採用活動の場合には、「新卒で〇〇名採用する」などがKGIの指標となります。エントリー人数や面接人数(率)、内定者数(率)など、KGIを達成するために必要なプロセスを評価するための指標がKPIです。KPIを設定することで、採用活動を可視化して、進捗状況を把握しやすくなります。

具体的にどんなものを設定するべき?

採用活動でのKPIには具体的にどのようなものを設定するべきなのでしょうか?その設定方法を紹介します。

採用活動のプロセスを確認する

採用活動においてKPIを設定する前に、採用活動の一連のプロセスを把握しておきましょう。一般的な採用活動のプロセスは次の通りです。

①募集活動(求人票提出)
②会社説明会の参加やインターンシップの実施
③書類選考や筆記試験、適性検査
④面接試験
⑤内定
⑥内定者フォロー
⑦入社

採用活動に限らず、KPIには具体的な指標を設定することが大切です。指標をチェックすることで、採用活動の進捗状況を確認することが可能となります。上記で紹介した採用活動のプロセスの中から、具体的に数値を設定することができるものを選びましょう。

一般的にKPIに設定される指標

採用活動で、一般的にKPIに設定される指標としては次のようなものがあります。

採用KPI指標

  • エントリー人数
  • 会社説明会やインターンシップへの参加者数
  • 一次面接の人数(率)
  • 最終面接の人数(率)
  • 内定者数(率)

KPI設定の基本

KPIを設定する際には「SMART」が重要と言われています。「SMART」とは次の頭文字を取ったものです。

Specific(明確性)
KPIは共有するものなので、具体的かつ明確な指標を設定する必要があります。

Measurable(測定可能)
KPIは、目標の進捗度合いを確認し、適切な業務が行われているかもチェックする指標です。KPIが具体的な数値であれば、課題の早期発見につながります。

Achievable(達成可能)
達成困難なKPI設定は、社員のモチベーションを下げる要因になります。実現可能なKPIを設定することで目標達成に対する意識と行動の実現が期待できます。

Related(関連性)
KPIはそもそもKGIを達成する目的で設定されるものです。KPIが適切でなければ、KGIの目標に到達できなくなります。

Time-bounded(期限設定)
業務を効率的に行うためには、KPIの期限を設ける必要があります。期限を設定することで、期限内に実行しなければならない具体的なアクションが決められます。

会社の採用目標に沿った設定ポイント

採用活動においてKPIを設定するのに、まず必要となるのがKGIの設定です。KGIが明確になっていないのに、KPIだけを設定しても形だけの評価指標となってしまいます。また、KGIを設定する場合には、「採用人数」を重視するのか、「人材の質」を重視するのかによって、指標の設定の仕方が変わってきます。KGIの指標が違えば、KPIの設定ポイントも異なってきます。

採用人数を重視する場合

どの企業でも採用する人材の質を高めたいと思っていることでしょう。しかし中には、入社後に教育訓練を実施して育てるので、まずは採用人数を確保したいと考えている企業もあるのではないでしょうか。採用人数を重視してKPIを設定する際には、次の指標が重要になります。

■面接設定率■
採用人数を重視する場合には、書類選考を通過させる人数が多くなります。そうなると面接を行う人数も多くなり、面接に関わる時間や手間、コストなど採用部門にかかる負担が大きくなります。面接の対象者の中に、志望度の低い応募者が多く含まれている場合には、メールで連絡しても返信が来ない、電話に出ない、連絡がついても当日面接に来ないといったことで苦労するケースがあります。
そのため、面接設定率を高く設定しすぎると、達成が困難となって正しい評価や進捗の把握ができなくなります。KPIは実現可能な数値を指標にして、KPIを達成するとKGIが実現できるようになっていることが大切です。

■面接者の入社率■
面接人数を多くすると、比例して入社志望度が低い応募者も増える傾向にあります。しかし、書類応募時には志望度が低くかった応募者も、面接官が面接の際に自社の魅力をアピールすることで、入社したいという気持ちを高めることができます。
面接官の仕事は「人材の見極め」だけではありません。面接を行って採用したいと思える人材なら、自社の魅力を伝えて入社の動機付けを行いましょう。

人材の質を重視する場合

採用人数よりも人材の質を重視する場合は、KPI設定の基準が異なってきます。

■面接設定率■
採用する人材の質を重視している場合には、書類選考の時点でかなり候補者を絞り込んでいる状況です。そのため、全ての候補者と面接を行いたいのではないでしょうか。この場合の面接設定率は、ほぼ100%を目指すことになります。

■内定承諾率■
人材の質にこだわって選考を行って内定を出したのであれば、ぜひ入社して欲しい優秀な人材なのでしょう。そのような優秀な人材は、他にも多くの企業から内定を獲得してる可能性があります。その中で、他社の内定を辞退させて自社の内定に承諾させるかは大切な指標となります。

設定後の状況確認・修正も大事

KPIを設定をするだけで、KGIが達成できるわけではありません。KPIは設定だけでなく運用の基本も理解しておく必要があります。

KPIの運用方法

KPIの運用では次の4つのポイントを押さえておきましょう。

KPIの運用ポイント

  • KPIの進捗状況を可視化する
  • 一定期間でデータを部署内で共有、周知する
  • 一定期間で設定したKPIが正しいものだったか確認する
  • KGI達成のためという本来の目的からズレていないか確認する
KPIを設定した後には、採用活動がKGIの達成に向けて進んでいるか定期的に進捗を確認することが大切です。もし、目的や方向性がズレていたら、途中でKPIを修正することが必要です。また、会社を取り巻く経済環境や社内の状況の変化によって、採用方針自体を見直さなければならない時もあるかもしれません。その時にもKPIの修正を行うことが必要となります。ただし、KPIを修正する際にも、KGIとのRelated(関連性)は強く意識しましょう。

PDCAサイクルを意識する

採用活動においても、PDCAのサイクルを回すことが重要です。KPIの指標はPDCAのCheck(測定・評価)をするときに必要となる指標です。KPIの指標に実績が追いついていない時には、なぜ上手く行っていないのか課題を発見して、採用活動を見直すことが大切です。改善後は、期待した成果が上がっているかを、しっかりと検証して何度もPDCAサイクルを回して採用活動の効率を高めましょう。

まとめ

採用活動におけるKPI設定の重要性とKPI設定の方法や運用のポイントについて解説してきました。採用は、募集を行えば終わりというわけではありません。そこから応募、選考、内定、内定者フォローと採用活動の各フローを確実に実施しなければ、人材の採用という目標は達成できません。採用活動の進捗を把握するためにはKPIの設定と、その後のPDCAサイクルが重要です。

求人を作成する 資料を請求する

BaseUpp