採用活動を効率化する方法とは？課題と今後やるべきこと
人手不足が慢性化するなかで、採用業務の負担増と採用コスト増大は、多くの企業で深刻な経営課題となっています。そのような状況の中で、経営者や人事担当のみなさんは、少しでも採用活動を効率化したいと考えているのではないでしょうか。この記事では、今回は採用活動を効率化する方法について紹介します。
採用活動を効率化する理由とは？
採用活動の効率化が必要な理由は、大きく分けて2つです。
採用コストを抑えるため
採用難により、企業が人材採用にかけるコストは増大し続けていて、大きな経営課題となっています。少子高齢化による労働人口の減少が進む日本では、今後も人材不足による企業間での人材の奪い合いが激化し、さらに採用コストを押し上げると予想されます。そのような経営環境の中で、人事部門は決められた採用予算内で、最も効率的な採用活動を行うことが求められます。
優秀な人材を確保するため
採用活動の実務は、広範囲そして長期にわたります。具体的な内容は業務の流れは次の通りです。
・採用計画の立案
・求人媒体の選定
・求人票の作成と公開
・応募受付
・書類選考
・面接試験
・内定者決定
・内定者フォロー
・受入準備
・効果の検証
優秀な人材を確保するためには、採用業務の効率化により、スピードをアップしながら内容を充実させることが重要です。内定辞退や面接辞退では、「他社から内定をもらったから」という理由が多くなっています。採用活動のスピードアップは、優秀な人材が他社に流れるのを防ぐことにつながります。また採用活動の効率化による時間の節約は、採用担当者の時間外労働を削減して、内部コスト抑制の効果もあります。
採用活動を効率化する上での課題
採用活動を効率化することの必要性はどの企業の経営者も人事担当者も感じていますが、現実に効率化はなかなか進んでいません。では採用活動を効率化する上での課題には、どのようなものがあるのでしょうか。
応募者や他部門とのコミュニケーションに時間がかかる
応募者を集めるためには、自社の魅力を多くの人に発信する必要があります。また、入社後のミスマッチを防ぐためには、応募者には会社の概要や社風、業務内容、待遇などをしっかりと説明することが大切です。さらに選考後には、内定者をこまめにフォローしなければなりません。このように採用活動では、応募者とのコミュニケーションが時間的負担の多くを占めています。
また採用業務は、社内の他部門との連絡や調整が不可欠なため、そのような人たちとのコミュニケーションも必要となります。このように採用活動では、コミュニケーションが非常に重要となっていて、この時間を削減するのは簡単ではありません。
新しい仕組みの導入には時間と手間がかかる
多くの企業では、採用活動効率化の必要性を感じています。しかし、効率化のために新たな仕組みやシステムを導入するには、一時的に時間や手間がかかります。現状の採用活動で、余裕の無い中では、新しいことに取り組むことは大きな負担と感じていまいます。長期的な時点で、効率化に取り組むことが大切です。
効率の良い採用活動をするための方法
採用活動を効率化するための具体的な方法をいくつか紹介します。
募集手法の見直し
採用コストを抑えるには、まず募集手法を見直してみましょう。採用コストの中では求人媒体への広告費が大きなウエイトを占めています。近年、応募があるまで掲載料金は無料で、コストとリスクを抑えながら人材募集を行える「応募課金型」の求人媒体が注目を集めています。 特に、応募課金型の求人媒体の中で業界最安値の応募課金額のサイトがBaseUppです。
ツールによる自動化
採用管理システムを導入して、採用業務を自動化することで効率化を図ることができます。採用管理システムとは、企業の採用活動をサポートするシステムのことです。求人情報や応募者の情報、選考の進捗、内定者の管理といった採用活動をシステム場で一元的管理できます。
採用管理システムでは、求人媒体への募集要項の公開や情報の更新、応募者の受付、面接日時の連絡、選考結果の通知、内定者へのフォローなど社外との定型的な連絡を自動化することができます。また、応募者の情報や選考結果を社内で共有できるため、社内外のコミュニケーションに必要な時間を削減することができます。
まとめ
人事担当者の業務は、多岐にわたり非常に多忙です。そのような状況で優秀な人材を採用するには、採用活動を効率化することが大切です。新たな仕組みやシステムを導入するには一時的に負担がかかりますが、長期的な視点で効率化を進めることができます。まずはできることから取り組んでいきましょう。BaseUppは無料で求人広告を掲載できる採用サイトです。「応募課金型」を採用しており、無駄なコストを抑えることができます。また、BaseUppに求人を掲載するとindeed、求人ボックス、スタンバイ、Yahoo!、Googleしごと検索に求人が自動連携で掲載されるため、時間と手間も削減できて効率的な採用活動を行えます。 採用に関するコスト削減・効率向上でお悩みの方は、お気軽にBaseUppまでご相談ください。
